Một buổi sự kiện hay buổi sự kiện ra mắt sản phẩm với quy mô 500 khách thì cần tổ chức như thế nào? Bạn đã từng tổ chức một buổi lễ như vậy chưa. Nếu chưa, bài viết này sẽ giúp bạn hình dung cách tạo nên một buổi lễ thật ấn tượng và sâu sắc trong lòng người tham dự nhé.
4 yếu tố cần quan tâm khi tổ chức sự kiện
Không gian sự kiện
Việc xác định được số lượng khách tham dự ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn tìm được không gian tổ chức tốt nhất. Phòng tổ chức sự kiện 500 khách phải đảm bảo đủ diện tích chỗ ngồi, diện tích di chuyển và khoảng cách lối đi hợp lý.
Bạn nên cân nhắc cẩn thận không gian. Không gian chật chội sẽ gây cảm giác tù túng và khó chịu cho người tham dự. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ dễ gây phân tâm với người nghe, không đem lại hiệu quả cho buổi sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi xác định được số lượng khách mời, thì địa điểm tổ chức chính là thứ bạn cần quan tâm tiếp theo. Địa điểm tổ chức nên nằm ngay các trục đường thuận tiện cho việc đi lại và dễ tìm.
Tùy theo đối tượng tham dự bạn muốn hướng đến, bạn nên chọn phong cách trung tâm tổ chức phù hợp. Với tầng lớp trung niên và lớp tuổi, sự sang trọng và lịch sự là yếu tố trọng tâm. Ngược lại, với tầng lớp trẻ tuổi và năng động, thì không gian thoáng đãng, màu sắc tươi mới sẽ là góp phần tạo thành công cho sự kiện.
Thời gian tổ chức
Cân nhắc về thời gian tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng. Bạn cần chọn lựa thời gian phù hợp với đa số đối tượng tham dự sao cho hợp lý nhất. Tuy nhiên, bạn cũng nên có thêm những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm tổ chức đã kín hoặc không thể đăng ký được.
Để tạo nên buổi sự kiện thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo không một thiếu sót nào.
Trang thiết bị phục vụ
Hiện nay, các yếu tố về âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị hỗ trợ luôn có trong hạng mục khi đặt phòng. Bạn cần kiểm tra và test demo trước khi đưa vào sự kiện. Một số buổi lễ cần bổ sung thêm như mic di động, tai nghe, bảng chiếu,…mang cảm giác chỉnh chu và trang trọng hơn.
Trình tự diễn ra buổi sự kiện 500 khách mời
Chuẩn bị trước sự kiện
Trước khi buổi sự kiện bắt đầu diễn ra, sẽ là phần chào đón khách mời. Đội ngũ nhân viên sẽ tiếp đãi trước sảnh và hướng dẫn khách mời ngồi vào khu vực ghế ổn định. Một số sự kiện sẽ kèm theo phần đăng ký nhanh và bảng tên để dễ dàng nhận biết và kết nối với nhau.
Diễn ra sự kiện
Buổi sự kiện sẽ được tiến hàng theo kế hoạch đã định trước. Với một số sự kiện lớn và thời gian dài, bạn nên xen kẽ những buổi nghỉ ngắn và chuẩn bị kèm theo menu nhẹ cho khách mời.
Kết thúc buổi sự kiện
Tổng kết lại nội dung chính từ buổi lễ, lời cảm ơn đến khách mời.
Queen Plaza Tân Bình – Địa điểm tổ chức sự kiện uy tín
Queen Plaza Tân Bình tọa lạc tại tuyến đường Phạm Văn Hai, nằm ngay trung tâm quận Tân Bình, cách sân bay Tân Sơn Nhất chỉ khoảng 2km. Sở hữu 6 sảnh tiệc lớn nhỏ nhằm đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng.
Bạn có kế hoạch tổ chức buổi sự kiện hoặc buổi họp báo quy mô 500 người tham dự, bạn đang tìm một nơi có thể đáp ứng mọi yêu cầu. Hãy tham khảo ngay Queen Plaza Tân Bình chúng tôi, đảm bảo bạn sẽ hài lòng. Mọi vấn đề chi tiết về dịch vụ hoặc sảnh tiệc, hãy liên hệ thông tin bên dưới nhé.
TRUNG TÂM HỘI NGHỊ VÀ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA TÂN BÌNH
🏰 Địa chỉ: 91B2 Phạm Văn Hai, P.3, Tân Bình, Tp.HCM
📞 Hotline: 𝟎𝟗𝟖𝟐 𝟒𝟐 𝟑𝟑 𝟖𝟖
🌐 Website: www.queenplazatanbinh.vn
